Transformação Empresarial: Como a Visão Orientada por Processos Revoluciona os Negócios

7/19/2024

Transformação Empresarial: Como a Visão Orientada por Processos Revoluciona os Negócios

Introdução

Imagine uma orquestra onde cada músico, embora talentoso, toca de forma independente, sem considerar o conjunto. O resultado é caótico. Agora, visualize a mesma orquestra, mas desta vez com um maestro guiando cada nota, assegurando que todos os instrumentos trabalhem em harmonia para criar uma sinfonia perfeita. Esta é a essência da visão orientada por processos no mundo dos negócios.

O Que é Visão Orientada por Processos?

A visão por processos é um olhar ponta a ponta de todo o trabalho realizado na empresa para entregar produtos e serviços que agreguem valor para os stakeholders. Em vez de se concentrar no organograma ou em departamentos isolados, essa visão foca nos processos que atravessam várias funções dentro da organização até tocar o cliente. Isso reduz a mentalidade de silos organizacionais e traz uma visão mais abrangente da organização, posicionando a estrutura organizacional como um mecanismo de sustentação dos processos.

Uma visão orientada por processos traz uma melhoria significativa da eficiência e eficácia organizacional. Essa abordagem permite que as empresas alinhem melhor seus recursos, pessoas e tecnologias aos seus objetivos estratégicos.

Qual a Relação da Visão Orientada por Processos com BPM?

A visão orientada por processos é a premissa principal do Gerenciamento de Processos de Negócios, ou BPM (Business Process Management). BPM é uma disciplina de gestão que alinha os processos da cadeia de valor à estratégia organizacional, melhorando o desempenho da empresa e a capacidade de adaptação às mudanças no ambiente de negócios. É uma capacidade estratégica que suporta a realização da missão, visão e objetivos de longo prazo da organização, por meio de uma abordagem sistêmica que transforma as operações fragmentadas em um conjunto de processos gerenciáveis e eficientes.

O termo Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) muitas vezes é confundido com softwares de BPM ou com automação de processos. É importante saber que BPM é uma disciplina, assim como a de gerenciamento de projetos. Enquanto projetos têm começo, meio e fim, processos são ciclos contínuos e, dessa forma, envolvem conceitos, metodologias, ferramentas e artefatos essenciais para sua gestão.

BPM envolve a “gestão por processos” e “gestão de processos”, que, embora sejam termos frequentemente usados de forma intercambiável, possuem significados distintos e complementares.

Gestão por Processos

A gestão POR processos organiza o nível tático, orquestrando os componentes organizacionais em torno da estratégia. Ela dá sustentação e potencializa os demais elementos, atuando como um elo de ligação entre os modelos de gestão ou mecanismos de governança existentes. Promove uma visão integrada do negócio, onde todos os elementos trabalham juntos para otimizar a entrega de valor e trazer efetividade para a organização. A orientação por processos promove decisões e ações mais eficazes, aumentando o desempenho e a maturidade das práticas de gestão.

A gestão por processos gerencia o portfólio de processos da empresa e estabelece mecanismos de governança para o modelo. Para isso, ela demanda uma representação dos processos-chave e como eles se inter-relacionam para suportar a estratégia organizacional, materializada em instrumentos como Cadeia de Valor e Arquitetura de Processos. A Arquitetura de Processos ajuda a priorizar e gerenciar os processos críticos do negócio, fazendo a ponte entre a gestão POR processos e a gestão DE processos. Ela pode ser desdobrada em várias camadas de detalhamento, usando instrumentos como mapas, diagramas e notações técnicas para representar os níveis mais detalhados dos processos.

Gestão de Processos

A gestão DE processos organiza o nível operacional do negócio e envolve o ciclo de gestão de um ou mais processos. É a abordagem mais conhecida e aplicada nas empresas, com iniciativas pontuais de mapeamento, melhoria ou transformação de processos. Envolve um ciclo de identificar, desenhar, automatizar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócio para melhorar a eficiência e contribuir para as metas da organização. Utiliza diversas filosofias, técnicas e ferramentas para promover eficiência operacional (ex. Lean, Six Sigma, Kaizen, etc.) e buscar melhoria contínua por meio de mecanismos como monitoramento de indicadores, avaliação de conformidade, entre outros.

Integração dos Conceitos

Considerando a analogia anterior de uma orquestra, BPM abrange tanto a “gestão do músico” quanto a “gestão da orquestra”, com perspectivas distintas, porém complementares. Enquanto a “gestão do músico” envolve desenvolver engajamento, trabalho em equipe, competência e capacitação para tocar seu instrumento, sonoridade e qualidade do instrumento, a “gestão da orquestra” envolve reputação, agenda, eventos, recursos e satisfação do público. A gestão de processos sem a gestão por processos não se sustenta a médio e longo prazos. É essencial que ambas sejam integradas para alcançar resultados duradouros e significativos.

Além disso, ao integrar a arquitetura de processos à arquitetura corporativa, na qual os processos atuam como uma “liga” ou como uma “cola”, cria-se uma visão abrangente para organizar a operação e embasar a tomada de decisões estratégicas e sustentáveis. Ao implementar esse modelo de forma apropriada e integrada, gera-se ganhos expressivos para a organização, seus clientes e stakeholders.

Benefícios da Visão Orientada por Processos

Adotar uma visão orientada por processos traz diversos benefícios para as empresas, tais como:

Eficiência Operacional: Melhor integração e coordenação entre departamentos, reduzindo redundâncias e aumentando a produtividade e eficiência.
Maior Qualidade: Processos bem geridos resultam em produtos e serviços de maior qualidade.
Flexibilidade e Agilidade: Empresas orientadas por processos podem responder mais rapidamente às mudanças do mercado.
Satisfação do Cliente: Uma melhor entrega de valor resulta em maior satisfação e fidelidade do cliente.
Inovação e Transformação Digital: A melhoria contínua e a otimização dos processos promovem a inovação constante e viabilizam a estratégia de transformação digital.
Aumento de Desempenho: A integração de elementos organizacionais e a conexão com a estratégia impactam resultados abrangentes, aumentando lucros, receita e margem, e trazendo vantagem competitiva.

Conclusão

Apesar de tantos benefícios, muitas empresas não sabem como implementar ou sustentar o gerenciamento de processos de negócio de forma adequada. Algumas empresas acreditam que fazem gestão de processos por mapear uma centena deles e gerar muita documentação, que rapidamente fica obsoleta, ou adquirir algum software robusto de BPM e automatizar processos. Outras rotulam o tema após algumas tentativas frustradas e falham em tornar o tema estratégico em sua organização.

Qualquer iniciativa pontual de processos gera ganhos, porém o maior valor está em manter a sustentabilidade do modelo e a integração com os demais componentes organizacionais. Uma das estratégias de implantação recorrentes é aproveitar oportunidades e embarcar em movimentos corporativos como certificações, trocas de ERP, alinhamento à LGPD e conectar iniciativas top-down de BPM para dar visibilidade e sensibilizar para a geração de valor.

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Bibliografia

 ABPMP. CBOK (Common Body of Knowledge) – ABPMP CBOK. Disponível em: https://www.abpmp.org/page/CBOK.

 IIBA. BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) – IIBA BABOK Guide. Disponível em: https://www.iiba.org/business-analysis-competencies/babok-guide/.

 HARMON, P. Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals. Morgan Kaufmann, 2019.

 GARTNER. Simplicidade projetada: Gerenciamento de processos de negócios para a era da complexidade. Disponível em: https://www.gartner.com/en/supply-chain/insights/power-of-the-profession-blog/designed-simplicity-business-process-management-for-the-age-of-complexity.